バックオフィス
入退社のたびに慌てない：社会保険・雇用保険の手続きフローを整備する基本
「入社手続きのたびに何を出せばいいか確認している」「退社した社員の保険証回収を忘れていた」——人の出入りのたびに手続きに追われる状況は、フローと担当を決めるだけで解消できます。
このページでは、中小企業が最低限整備すべき入退社手続きのフローと、よくある漏れを防ぐための仕組みを解説します。
入社時に必要な主な手続き（目安期限付き）
- 健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届：年金事務所へ、入社から5日以内
- 雇用保険 被保険者資格取得届：ハローワークへ、入社翌月10日まで
- 給与所得者の扶養控除等申告書：社内保管、入社時
- 源泉徴収票（前職分）：社内保管、入社時
- 雇用契約書の締結：社内保管、入社日まで
- マイナンバーの収集：社内保管、入社後速やかに
退社時に必要な主な手続き
- 健康保険・厚生年金保険 被保険者資格喪失届：年金事務所へ、退職から5日以内
- 雇用保険 被保険者資格喪失届：ハローワークへ、退職翌日から10日以内
- 離職票の発行：ハローワークへ、本人が希望する場合
- 健康保険証の回収：社内→返却、退職日まで
- 源泉徴収票の発行：本人へ交付、退職翌年1月末まで
漏れを防ぐ3つの仕組み
仕組み1：入退社チェックリストを1枚にまとめる
「やること一覧」を担当者の頭の中で管理しない。入社用・退社用それぞれのチェックリストを作り、毎回同じリストを使う運用にするだけで漏れが大幅に減ります。
仕組み2：担当者と期限を事前に決める
手続きには期限があります。「誰が・いつまでに・何をするか」をカレンダーに登録する仕組みを作ると、締切忘れが防げます。
仕組み3：社労士との連携フローを明確にする
手続きを社労士に委託している場合、「どこまで自社でやって、どこから委託するか」の境界線を明文化することが重要です。その境界が曖昧なまま進めると、双方で漏れが発生します。
よくある漏れワースト3
- 保険証の回収忘れ：退職後も手元に残る社員がいる。退職日に回収するルールを徹底する
- 雇用保険の資格取得届の遅延：「後でまとめて」が遅延の原因。入社後即日対応が原則
- 扶養家族の変更届け忘れ：ライフイベント（結婚・出産）のたびに変更が必要。都度申告ルールを明文化する
まとめ
入退社手続きは「知っている人がやれば大丈夫」では回りません。
- 入社用・退社用のチェックリストを作る
- 担当者と期限をカレンダーで管理する
- 社労士との役割分担を明確にする
まずチェックリストを1枚作ることから始めてください。
Delphi Growthでは、バックオフィス業務の整備・手順書作成を中小企業向けに支援しています。無料相談でお気軽にご相談ください。