生成AIで社内文書・マニュアルづくりを効率化する方法
「マニュアルを整備したいけれど、担当者の負担が大きくてなかなか手がつけられない」という悩みは、多くの中小企業に共通しています。
属人化した業務の手順を言語化する作業は、地味に時間がかかるものです。
そこで注目したいのが、生成AIを使って文書やマニュアルの下書き作成を効率化する方法です。今回は具体的な進め方と注意点をご紹介します。
なぜマニュアル作成は後回しになりやすいのか
マニュアル整備の必要性は感じていても、日々の業務に追われて着手できないというケースは少なくありません。
ゼロから文章を書き起こす作業に時間がかかることが、後回しになる大きな理由の一つといえるでしょう。
生成AIを使ったマニュアル作成の進め方
手順1：業務の流れを箇条書きで書き出す
まずは作業の手順を、思いつく順番で構わないので箇条書きにしてみましょう。細かい表現にこだわる必要はありません。
手順2：生成AIに構成案を作ってもらう
書き出した箇条書きを入力し、読みやすい章立てや見出し構成の案を提案してもらいます。抜けている工程に気づくきっかけにもなります。
手順3：文章表現を整えてもらう
担当者ごとに書き方がばらつきがちな表現を、丁寧で統一感のある文章に整えてもらいます。読み手にとって分かりやすいマニュアルに近づきます。
手順4：実際の業務担当者が内容を確認する
生成された文章は、必ず実務を知る担当者が内容を確認し、事実と異なる点や不足している手順を修正します。
効率化のためのちょっとした工夫
- よく使うマニュアルの型をテンプレート化しておく
- 専門用語や社内独自の呼び方は事前に伝えておく
- 一度に完璧を求めず、まず叩き台を作ることを優先する
- 更新のたびに同じ手順で見直せる仕組みにしておく
活用する際に気をつけたいこと
生成AIが作成した文章は、あくまで叩き台です。
実際の業務手順と食い違いがないか、安全面で問題のある表現が含まれていないかは、必ず人の目で確認する必要があります。また、機密性の高い社内情報の入力は避け、公開しても問題のない範囲の情報でやり取りすることも大切です。
まとめ
社内文書やマニュアルの作成は、ゼロから書き起こす部分を生成AIに任せることで、担当者の負担を大きく減らせる可能性があります。
まずは一つの業務マニュアルから、試しに取り入れてみてはいかがでしょうか。
Delphi Growthでは、AI活用・業務改善の支援を無料相談から承っています。「マニュアル整備や文書作成を効率化したい」という方は、お気軽にご相談ください。