中小企業のペーパーレス化：まず捨てるべき紙業務3つ

「ペーパーレス化した方がいい」とは分かっていても、何から手をつければいいか迷ってしまう。
そんな担当者の方は多いのではないでしょうか。

すべての紙をいきなりなくす必要はありません。
まずは効果が出やすい業務から、少しずつ紙を減らしていくのが現実的な進め方です。

なぜ「全部やめる」から始めると失敗しやすいのか

ペーパーレス化を掲げて、一気にすべての業務を変えようとすると、現場の混乱を招きやすくなります。
新しいやり方に慣れる前に負担ばかりが増え、結局元の紙業務に戻ってしまうこともあります。

そこでおすすめなのが、影響範囲が小さく、効果を実感しやすい業務から始める方法です。

まず捨てるべき紙業務3つ

1. 社内向けの申請書・稟議書

休暇申請や経費申請など、社内で完結する書類は、社外との調整が不要なぶん切り替えやすい業務です。
クラウドの申請ツールやチャットツールのフォーム機能を使うだけでも、印刷・押印・回覧の手間を減らせます。

2. 会議資料の印刷

会議のたびに人数分印刷している資料は、画面共有やタブレットでの閲覧に置き換えやすい業務です。
印刷や配布の時間がなくなるだけでなく、直前の修正にも対応しやすくなります。

3. 社内連絡・掲示物

掲示板に貼る連絡事項や、回覧板で回している通知は、チャットツールやグループウェアでの共有に置き換えやすい内容です。
既読の確認もしやすくなり、伝達漏れを減らすことにもつながります。

• 社外とのやり取りが少ない
• フォーマットが決まっている
• 紛失しても大きな問題になりにくい

この3つの条件に当てはまる業務から着手すると、大きな混乱なく進めやすくなります。

あとから着手した方がよい紙業務

反対に、次のような業務は優先度を下げて構いません。

進め方のコツ

ペーパーレス化を定着させるには、ツール選びよりも「小さく試して広げる」進め方が大切です。

1. 1つの部署・1つの業務だけで試してみる
2. やりにくかった点を洗い出し、やり方を調整する
3. 問題がなければ、対象の業務を少しずつ広げていく

まとめ

ペーパーレス化は、一気に完璧を目指すよりも、着手しやすい業務から少しずつ進める方が定着しやすくなります。
まずは社内で完結する業務から、試しに1つ選んでみてはいかがでしょうか。

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