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経費精算の差し戻しが減る。ルール設計のコツ7つ
経費精算で差し戻しが多いと、申請する人も承認する人も疲れます。
そして、締め日が近づくほどバタバタします。
差し戻しは「注意して」と言っても減りません。
先に“迷わないルール”を作る方が、ずっと早いです。
1. 目的：この申請は何のため？
「何を守りたいのか」が曖昧だと、承認が人によってブレます。
例：不正防止、予算管理、経理処理の正確さ、など。
目的が決まると、判断がそろいやすくなります。
2. 例：OK例とNG例を1つずつ
文章のルールだけだと、人は迷います。
OK例とNG例が1つずつあるだけで、差し戻しが減ります。
例は難しくしなくてOKです。
よくあるパターンを一つ書くだけで十分です。
3. 期限：いつまでに出す？
「締め日だけ」だと、直前に集中します。
たとえば「利用日から○日以内」など、出す側の目線の期限もあると、運用が安定します。
4. 要件：何がそろっていればOK？
差し戻しの多くは「添付がない」「記載が足りない」です。
必要なものを最初からリストにすると減ります。
例：
- 領収書の写真
- 利用目的（1行）
- 同席者（必要な場合）
5. 観点：承認者はどこを見る？
承認者が見るポイントがバラバラだと、差し戻しが増えます。
「ここだけ見て判断する」を決めると、速くなります。
例：
- 金額が上限を超えていないか
- 目的が書いてあるか
- 添付があるか
6. 例外：例外は“最小限”で、出し方を決める
例外が多いとルールが守れなくなります。
例外をゼロにするのではなく、「例外の出し方」を決めるのがコツです。
例：
- 例外の時はコメント欄に理由を書く
- 例外の承認は部門長まで上げる
7. 締め：最後に“よくあるミス”を3つ書く
最後に、よくあるミスを3つ書いておくだけで差し戻しが減ります。
例：
- 日付が空欄
- 金額が税込／税抜で混ざる
- 領収書の宛名が違う
まとめ：差し戻しは「7つの穴」を埋めると減る
差し戻しが多いのは、誰かが悪いのではなく、ルールに穴があるだけです。
7つの観点で穴を埋めて、運用をラクにしましょう。