属人化を防ぐ「1枚マニュアル」の作り方

「この作業はAさんしか分からない」
そんな状態に、心当たりはありませんか。

属人化は悪いことだと分かっていても、忙しい毎日の中でマニュアル作りは後回しになりがちです。
そこでおすすめなのが、分厚い手順書ではなく「1枚マニュアル」から始める方法です。

なぜマニュアルは分厚くなると使われなくなるのか

マニュアルを作ろうとすると、つい細かい部分まで書き込みたくなります。
その結果、何十ページにもなり、誰も最後まで読まなくなってしまいます。

大切なのは「完璧さ」より「使われること」です。
1枚に収まる量であれば、担当者も更新しやすく、新人も読む気になります。

1枚マニュアルに入れる4つの要素

• この作業の目的（何のためにやるか）
• 始める前の準備（必要な情報・ファイル・ログイン先）
• 作業の手順（5〜10ステップ程度に絞る）
• 注意点・よくあるミス（つまずきやすい箇所）

作り方の手順

いきなり文章で書こうとすると手が止まりやすいので、次の順番で進めるとスムーズです。

1. 対象の作業を実際にやりながら、やっていることをメモする
2. メモを見て、削れる工程・不要な確認がないか見直す
3. 手順を5〜10行程度の箇条書きに整理する
4. 担当者以外の人に読んでもらい、分かりにくい部分を直す

特に4番目のステップは重要です。
書いた本人には当たり前でも、他の人には伝わらないことがよくあるためです。

優先してマニュアル化すべき業務の選び方

すべての業務を一度にマニュアル化するのは現実的ではありません。
次の条件に当てはまる業務から着手すると、効果を感じやすくなります。

更新を続けるための工夫

マニュアルは作って終わりではなく、実態に合わせて更新し続けることが大切です。
更新のタイミングを決めておくと、放置されにくくなります。

• 作業のやり方が変わったら、その場で1行だけ直す
• 月に一度、担当者同士で内容を見直す時間を作る
• 古い情報が残っていないか、定期的に確認する

まとめ

1枚マニュアルは、完璧を目指さないからこそ続けやすい仕組みです。
まずは1つの業務からで構いませんので、実際にやりながらメモを取ることから始めてみてください。

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Delphi Growthでは、業務改善・仕組みづくりの支援を無料相談から承っています。属人化に不安を感じている方は、お気軽にご相談ください。